電話が成立するタイミングは1日に何度もない。1度で成立させるように私がやっていること。

 

 

 

誰しも経験したことがあると思いますが、先日こんなことがありました。

 

電話をかける→出ない

→折り返しがくる→出れない

→折り返す→また出ない

→折り返しがくる→また出れない

 

お互い予定がありますしどっちが悪いわけでもないですが・・・なんとも不毛な感じが否めません。

従業員がいる会社ならいいですが、経営者1人の会社や個人事業主だと電話対応も自分でしなければなりません。

 

 

周りが電話を避けようとしている?

 

会って話すと料金(相談料)がかかるが、電話であれば無料のようなイメージがありますよね。

通常料金に含まれているんなら電話をしない手はない、と。

 

でも最近、企業のHPでは電話番号がおおっぴらにされていないことが多くないでしょうか。散々ページをクリックしてやっと電話番号を見つけられたなんてこともありました(^^;

それくらい電話がかかってこないようにしている。(質問があればFAQを見てね、それでもわからなければメールで問い合わせてね、電話は最後の手段)

 

ちょっと電話をしたつもりが切った時には画面に30:00(通話時間)と出ていたりすることもありますし。

電話応対にかかる時間、つまり人件費って想像以上にかかっているってことですよね。

 

 

電話の困るところ

 

電話はお互いの時間がぴったり合わないと成立しない

 

冒頭の通り、折り返しがきてもこちらが打ち合わせ中、再度折り返したら先方が電車に乗っているなんてことはお互いわかりませんから。

 

相手に流れていた時間をぶった切ることになる

 

集中してプレゼン資料を作っていた
ちょうど1人になれたところで大事なデザイン案を練っていた
定時定休日がない経営者だと平日でも旅行に行っていたりするなんてこともあります。

そんな相手に流れていた大切な集中しているいっ時を私からの電話でぶった切っているかもしれません。

 

単純に迷惑

 

時間は限られていますから営業電話は迷惑です。

営業電話に限りませんが何度も何度も電話されるとお互いの時間を浪費してしまいますね。

 

 

電話のいいところも

 

それでも電話の良いところもあると思うんです。

 

知りたいことをその場で解決できる

 

知りたいことをその場で聞けて解決できる。やはりこれが一番の利点でしょうか。

 

アポと取るとき

 

アポイントを取る時は電話で予定調整して日時を確定できると一安心です。

メールだと返信を待っている間にお互いの予定が入ってしまったりする恐れがありますよね。

 

ニュアンスを正確に伝えたいとき

 

微妙なニュアンスを伝えるのは文章(メール)ではなく、口頭(電話)の方が断然伝わります。

 

温かみがある

 

メールだとどこか冷めている(冷静な)ように感じてしまうのは私だけでしょうか。

だからと言ってお客様とのメールで「!」や絵文字を連発するわけにはいかないです😅(意図的に「!」は使うこともありますが)

なので言葉を掛け合わし、笑い声を聞いたりすることでメールよりコミュニケーションが取れて、ほんわか温かい感じで電話を終われることもありますよね。

 

 

電話を成立させるために私がやっていること

 

電話で「相手の時間をぶった切ってしまう」というのは相手が何をしているかわからないので避けようがありません。

ですが、電話かけたら出ない折り返されてこちらが出れないというループに陥る確率を下げることはできます。

その方法は、

 

相手から折り返しがきても電話に出れるときに電話をかける

 

相手から折り返しがきた場合に電話に出られる状況が長い時に、電話をかけるようにしています。

私が終日事務所にいる日、午後はずっと事務所にいる日などを狙って電話をかけると、折り返しに対応することができます。

これは効果が高いです。

 

相手の行動パターンを読む

 

お付合いがそれなりの期間経っている方限定ですが、行動パターンを読む。

業種による朝型・夜型などの労働時間タイプや繁忙期
これまで私に電話をかけてきた時間帯
打ち合わせをしている時間帯

などなどから、

このお客様は午前中はあまり稼働していない夜型だな
1週間のうち◯曜日は必ず働いているな
月末月初は繁忙でレスポンスが遅いな

とか少しずつわかるようになってきます。

勘を研ぎ澄ませ、行動パターンの仮説を立て、電話に出てくれる確率が高い時間帯に電話をかけるようにしています。

 

夕方と金曜日には電話しない

24時間営業中ではないので後で折り返しがくることを想定してあらかじめ予防線をはっておきます。

 

雨の日は避ける(できる限り)

私自身も雨の日に電話に出るのは大変ですから・・きっと相手もそう感じているはずなので。

できる限りですが、雨の日には電話しないようにしています。

 

 

まとめ

 

電話について私が意識していることを書きました。

当たり前と言えばそうですが、細かい気遣いで、相手にこんな気遣いは気づかれないことの方が多いと思います。

それでも私の実体験で電話で不快な思いをしたときに、こういう思いを相手にさせたくないなぁと思って、考えてやってきていることですのでこれからも続けていきます。

 

 

 

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◆この記事は執筆時点の想いをもとに書いています。
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