『ペーパーレス』初めの一歩|まずは自分でできることから。『紙』でもらったものはとにかくスキャンScan!

 

ペーパーレスにしたい!
けど、相手がいることだから急にはできない、周りがペーパーレスに理解がない、クライアントへの提出物はやっぱり紙じゃないと。。。
それなら、まずは「自分でできること」からやってみてはいかがでしょうか!

 

 

紙があると何が困るのか

 

ペーパーレス、ペーパーレス言うてるけど、紙じゃだめなん?

紙がダメってことはないです。
正直私もモノによってはデータ(PC画面)より印刷した紙の方が見やすいこともありますし。
色味を見るような繊細なものは紙でないと逆にだめでしょう。

でも今後の自分の働き方を考えると、紙は足枷の1つになると考えています。

紙ってとにかく溜まっていきますよね。
溜まるとこうなります。
・場所をとる
・重い
・探せなくなる

 

紙は場所をとる

 

紙はとにかく場所をとります。
何となく「まだ捨てられないな」で日々増えていき、あっという間に溜まってたなんて経験ないでしょうか?
職場でも家でもです。
事務所借りていたら、家賃のうち20%位は紙の保管場所代として払っていたりしませんか^^;

紙を溜めるということはその保管スペースを確保しなければいけないということです。
さらに保管スペースが外部にあれば、そこに足を運ぶなんてことも。

この紙がデータであれば、その保管はPCやクラウドサービスの中にすることができますから、物理的な保管スペースは必要なくなり、足を運ぶこともなくその場で見ることができます。

 

紙は重い

 

紙って溜まると重いですね。
一枚一枚はあんなに薄くて軽いのに。。。
重いから持ち運ぶことが大変になりまし、一定量を超えたらもはや持ち運ぶことができなくなるでしょう。
ぎっくり腰になる可能性もあります。
《関連》腹巻きしてますか?私は腰が弱いので毎日腹巻きをして寝ています。

この紙がデータ化されていれば重さはなくなります。
重さがないまま膨大な情報を持って外に出ることが出来ますね。
(その分ノートPCなんかの重さを持ち運ぶことになりますけど)

 

紙は探せなくなる

 

先ほどの通り、紙は一枚一枚が薄く、束になっていたらぱっと見では何が書いてあるものかわかりません。
膨大な手間をかけてきれいにファイリングして、インデックスを付けて、とやるのか。
それをやったとしても、いざ探す時は一枚一枚見ていくことになるでしょう。

また、時間が経過すると湿気でしわしわになってしまったり、日焼けして黄色くなっていたり、ほこりを被っていたり、変な臭いがしたり・・・もう探す気になりません。

この紙がデータであれば「検索」ができます。
フォルダ名やデータ名を分かるように付けておけば、「探す」という時間を浪費することなく目的の資料にアクセスできますね。

 

 

紙でもらったものをデータ化する

 

紙が溜まると
・場所をとる
・重い
・探せなくなる

だからって急にペーパーレスにするには何かと壁があります。
家には家族がいて、仕事では相手がいますから。
相手に無理強いするのは違いますもんね。

だからまず自分でできることから始めてみるのはどうでしょう。
自分だけでやる分には支障ないですよね。

やることはシンプルで、とにかくスキャンです。
自分のところにやってきた紙はまずスキャンすることです。
スキャンし終わったらシュレッダーにかけるなり、溶解処分に出すなりで手元から無くすようにします。
この一連の作業を日常に付け加えることがペーパーレスへの第一歩です。

自分の生活・仕事を考えてみると、あえて紙で残す必要がないもの、紙だと返って都合が悪いものって結構あるはずです。

 

連続で高速スキャンするならこちらの↓スキャンスナップがいいでしょう。
両面スキャンもでき、最大A3サイズまで可能です。
50枚位までごそっとセットしたらあとは自動で読み込んでいってくれるので重宝しています。
私は事務所のデスクに置いて使っています。

 

 

まとめ

 

今回は自分だけで始めるペーパーレス化の第一歩について書いてきました。

これまで溜まっていた紙すべてをすぐにスキャンするのは大変です。一度にやるのは本当に大変。
ですから今日の分から始めてみるのがいいでしょう。
過去の紙は随時時間をとって少しずつ進めていくくらいの気持ちだと負担感が減ると思います。

なお一点注意です。
自社・自分の経理で使う領収書・レシート、請求書などは法律上、原本を保管する義務があります。
これらは例えスキャンしたとしても、捨てずに紙ベースで保管することだけは忘れないでくださいね!

 

 

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《編集後記》
昨日は夜に打合せ1件、そのまま飲みにご一緒させていただきました。

《兄弟日記6歳4歳》
今に始まったことではぜんぜんありませんが、子らの声が大き過ぎます。
普通に話せばいい距離なのになぜか大声、2人で仲良く遊びだすと最後は奇声をあげています。
暖かい気候になり窓を開けることが多くなったので、お隣さんから文句を言われないか心配です。。。

 

 

 

◆この記事は執筆時点の想いをもとに書いています。
また、税制も執筆時点のものになっており、記事によってはその後の法改正が反映されていない可能性がありますのでご注意ください。

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